في هذا المقال نقدم منهجية إجرائية من أجل إدارة المعرفة الحسية في الحكومة الإلكترونية أو بالأحرى إدارة الوثائق والمحتوى الإلكتروني، وكما ذكرنا سابقاً فإن كم البيانات والمعلومات في الحكومة سوف يتضخم بطريقة كبيرة وهو يحتاج إلى أشخاص مسؤولين عن توليد الوثائق، توصيف الوثائق، تصنيف الوثائق، مراجعة الوثائق، إقرار الوثائق وثم نشرها على الإنترنت
لكي يستفيد من جمهور المستفيدين وفي مرحلة لاحقة تحتاج الحكومة إلى إحالة بعض تلك الوثائق والمحتوى الإلكتروني إلى التقاعد والقيام بعملية الأرشفة.
• توليد الوثائق والمحتوى: وهي الخطوة الاولى في دورة حياة إدارة المعرفة الحكومية وهنا يتم الاتفاق على المعلومات والوثائق المراد نشرها.
• توصيف الوثائق والمحتوى: بعد الانتهاء من عملية توليد الوثيقة أو المحتوى الإلكتروني يتم إضافة التوصيف عليها مثال تاريخ النشر، الكاتب، تاريخ انتهاء صلاحية المحتوى، الكلمات المفتاحية وغيرها من المعلومات التوصيفية التي تراها الحكومة مناسبة في هذا المجال.
• تصنيف الوثائق والمحتوى: وهنا يتم وضع تلك الوثائق في أبواب تصنيفية متعددة بالاعتماد على مكانز موجودة مسبقاً، وعلى سبيل المثال من الممكن أن يتم وضع محتوى الكتروني معين في باب خدمات المواطنين/التعليم/الجامعات.
• مراجعة الوثائق والمحتوى: يقوم عامل المعرفة في الحكومة الإلكترونية وهو المسؤول عن إعداد المحتوى للنشر على الإنترنت، يقوم بمراجعة الوثائق مطابقتها مع المعايير الحكومية في هذا المجال وثم يرفعها إلى الشخص المسؤول عن النشر الإلكتروني للمحتوى الحكومي من أجل إقرارها.
• إقرار المحتوى ونشره: بعد أن يتم التأكد من جودة الشكل والمضمون للمحتوى الإلكتروني يتم إقراره ونشره على مواقع الحكومة الإلكترونية.
• إحالة المحتوى على التقاعد: بعض أنواع الوثائق والمحتويات الإلكترونية من قبيل الأخبار والنشاطات سوف تصبح بدون قيمة بعد مرور فترة من الزمن عليها وهنا يجب على الحكومة أن تزيلها من الواجهة وتحيلها إلى الأرشفة.
وقد تشترك الوزارات المختلفة بعدد من الخطوات السابقة ومنها توليد المعارف الخاصة بها، بينما تضطلع إدارة الحكومة الإلكترونية بمهام التأكد من الجودة والنشر والأرشفة.