التخطيط الاستراتيجي للمعلوماتية – الجزء الاول

فشل إستراتيجي

اجتمعنا مع ممثل أحد البنوك المحلية من أجل تقديم استشارة في مجال نظم المعلومات الداخلية لدى البنك والذي يبدو أن إدارة المعلوماتية فيه قد وصلت إلى الحائط المسدود بعد أن أغفلت تماماً أهمية وحيوية التخطيط الاستراتيجي لخدماتها. فبعد أن كان معظم أنظمة البنك المعلوماتية تعمل بكفاءة وبدون مشاكل منذ سنوات عديدة أصبحت اليوم تشكل عبئاً على إدارة المعلوماتية نظراً لإعتمادها على أنظمة تشغيل ولغات برمجة وقواعد بيانات قديمة (DOS, Clipper , مساعد العربي) أصبحت غير مدعومة من معظم الشركات المحلية والعالمية وبدأت الموارد البشرية التي تتمتع بتلك المهارات تتقلص وتتقدم نحن الأفضل.
planning-banner
إن الوظائف في ذلك البنك لم تتغير والبرامج ما زالت على حالها ولكن البيئة هي التي تغيرت وتطورت بسرعة ولم تعد أنظمة ذلك البنك قادرة على أن تحيا في البيئة التكنولوجية الجديدة وكان على البنك الاحتفاظ بأجهزة الكمبيوتر القديمة وصيانتها لأن معظم الأجهزة الجديدة لا تدعم تلك البرامج المبنية على التعريب المخصص ونظام التشغيل القديم وقواعد البيانات البسيطة.
بسرعة عرفنا حجم المشكلة وآثارها وسألنا إدارة المعلوماتية إذا ما كانت قد وضعت خطة إستراتيجية لتحديث البيئة المعلوماتية لديها وبالطبع كان الجواب بالنفي:
  • هل تم التخطيط لتحديث أنظمة التشغيل؟
  • هل تم إرسال موظفين للتدرب على لغات برمجة وأنظمة حديثة؟
  • هل تم التخطيط لنقل البرامج إلى معمارية حديثة؟
  • هل تم شرح الواقع الفعلي لإدارة البنك؟
وتبين إن قسم المعلوماتية منهمك من رأسه إلى أخمص قدميه بعمليات دعم المستخدمين (Helpdesk) والصيانة (Maintenance) وإجراء التعديلات اليومية بناءً على طلب الموظفين والتي لا تندرج ضمن خطة عامة للتحديث والتطوير. وفي الوقت الذي كانت إدارة المعلوماتية في ذلك البنك تحصد الجوائز من إدارة البنك على بناء أنظمة داخلية مختلفة ومكننة الإجراءات وفقاً لأساليبها الخاصة، كانت في نفس الوقت تفشل فشلاً ذريعاً على المستوى الاستراتيجي ولكن بصمت حتى انفجرت المشكلة مرةً واحدة. إن الفشل التكتيكي في المعلوماتية يظهر بسرعة ويمكن معالجته بسرعة ومن دون ترك آثار كبيرة على مجريات العمل، ولكن الفشل الاستراتيجي يبقى مطموراً تحت المياه كجبل الجليد وعندما تصطدم به تدرك أن حجم المشكلة أكبر بكثير مما تتصور.
ما هو التخطيط الاستراتيجي للمعلومات
بشكل عام، عندما نتحدث عن التخطيط فإننا نتحدث عن خطة عمل قابلة للتنفيذ ومقسمة على مراحل مرتبطة بتواريخ محددة للتنفيذ وبالأشخاص المسؤولين عن تنفيذ المهام في كل مرحلة والموارد المادية المطلوبة لكل مهمة. وعادةً ما نقوم بالتفريق بين التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التكتيكي حيث يعالج الأول الأفكار والمشاريع والمخططات طويلة الأمد بينما يعالج الثاني المشاريع المرحلية والطارئة وتلك التي تندرج ضمن مراحل الخطة الإستراتيجية. وعادةً ما تشكل نتائج تطبيق الإستراتيجية الناجحة اختراقاً (Breakthrough) على مستوى المؤسسة ككل تقوم بدفعها صعوداً إلى الدرجة التالية في سلم الارتقاء والتميز.
وبشكل عام فإن التخطيط الاستراتيجي يخدم المستويات التالية كل حسب حاجاته:

1.    مستوى مستخدمي المعلوماتية: ونعني بالمستخدمين الأشخاص العاملين في المؤسسة الحكومية والذين يستخدمون البرامج والأنظمة من أجل تسيير أعمالهم ولا يتدخلون في صيانتها وبرمجتها وإطلاقها أو إغلاقها. ويحتاج مستخدمو المعلوماتية الى معرفة العناوين العريضة لخطة المعلوماتية الاستراتيجية في سبيل تحقيق نوع من الطمأنينة بأن إدارة المعلوماتية في مؤسساتهم تفهم بالظبط ما هي حاجاتهم من الانظمة والبرامج وكيف ستتصدى لتلك الحاجات وما هي البرامج التدريبية التي سوف تقوم بإطلاقها من أجل تمكين المستخدمين من العمل بالنظم الجديدة ومتابعة الانظمة الموجودة.

2.    مستوى الإدارة العليا: تحتاج الادارة العليا في المؤسسة إلى معرفة أن خطط المعلوماتية وأهدافها الاستراتيجية تتوافق وتتطابق مع الخطط الموضوعة للمؤسسة وتدعم نظام الأعمال عبر السنوات المقبلة. كما تحتاج الادارة الى تبرير الاستثمارات في أنظمة المعلوماتية أمام مجموعة المستثمرين سواءً كانوا جهة حكومية أو جهة تجارية. وعلى صعيد آخر، تهتم الادارة العليا بخطة المعلوماتية الاستراتيجية من أجل معرفة ما إذا تم التخطيط للطاقة المعلوماتية (الاجهزة، التخزين…) بشكل يتدرج مع توسعات المؤسسة نسبةً الى توقعات السوق.

3.    مستوى إدارة المعلوماتية: بشكل طبيعي يجب على إدارة المعلوماتية معرفة توجهات السوق التقنية والتغيرات في الانظمة والبرامج وما هي التوقعات بالنسبة لشركات الخدمات المعلوماتية التي تتعامل معها من أجل التأكد أن لن تضطر الى تغيير أنظمتها بصورة مفاجئة قد تصيب مفاصل المؤسسة بالشلل. ومن الممكن أن تحتوي الخطة الإستراتيجية على مراحل تحديث الأنظمة الموجودة أو نقلها من لغة برمجة معينة إلى لغة أخرى أو إضافة أنظمة جديدة حسب متطلبات العمل.

محتويات الخطة الاستراتيجية للمعلومات

سوف نقوم بعرض المحتويات العامة لخطة المعلوماتية الإستراتيجية في الجزء الثاني من هذا المقال.