الحكومة الالكترونية

كل برنامج الكتروني أو مبادرة تقوم بها إدارات ووزارات الحكومة المختلفة تكون عبارة عن مشروع يتفاوت حجمه ونطاقه وموارده المالية والبشرية المخصصة له حسب المنتج النهائي الذي يتم إطلاق ذلك المشروع من أجله.

وعلى سبيل المثال، يكون تنفيذ البوابة الحكومية الالكترونية واطلاقها على الانترنت وتدريب الموظفين على إدارتها وتوعية المواطنين حول إمكانياتها وخطابات الوزراء عنها عبارة عن مشاريع عمل تخصص لها الموارد ويتم تخطيط جدولتها الزمنية وتعيين الأفراد المسؤولين عن تنفيذ مراحلها وصولاً إلى إغلاق تلك المشاريع وتقييمها ثم حفظها وأرشفتها من أجل الاستفادة منها لاحقاً. وسوف تستفيد الحكومة الالكترونية من منهجيات إدارة المشاريع إذا قامت بتطبيقها على مجموعة مبادراتها التقنية والادارية والإعلامية على حدٍ سواء. ومن المنهجيات التي ينصح مركز دراسات الحكومة الالكترونية بإعتمادها في هذا المجال هي المنهجية الرباعية التي تعتمد على أربعة مراحل أساسية في حياة مشروع العمل وتحتوي كل مرحلة على مجموعة من الأنشطة يتم قياس تنفيذها وفقاً لضوابط عملية ومعايير جودة قد تم الاتفاق عليها مسبقاً. بالتالي شرح مبسّط للمنهجية الرباعية بصورة عامة

 المرحلة الأولى: إطلاق المشروع

عندما تواجه الحكومة تحديات جديدة عليها أن تتصدى لها من أجل البقاء في حلبة المنافسة وعندما تلوح لها في الأفق فرص حقيقية من أجل تحسين أدائها وخدمة أهدافها العامة يجب عليها أن تبادر إلى إقتناصها. ومن أجل ذلك تقوم الحكومات بإطلاق مشاريع ومبادرات وبرامج للتغلب على تلك التحديات واقتناص تلك الفرص وهنا تبدأ المرحلة الأولى في حياة المشروع وهي مرحلة التعرف على الفرص والتحديات وتحديد الحلول الممكنة ثم إختيار الحل الأنسب. وعلى سبيل المثال عندما يواجه الجيش الوطني تحدياً جدياً في مجال إدارة المنطقة الجغرافية لميدان العمليات العسكرية ضد العدو فإن قيادة الجيش تدرس الاحتمالات المختلفة لمواجهة هذا التحدي وقد تتوصل إلى إعتماد أنظمة المعلومات الجغرافية كأحد الحلول، ثم تقوم بإجراء دراسة جدوى لمعرفة البدائل وتقييم الربح التنظيمي المحتمل من تطبيق ذلك المشروع وفيما إذا كان ذلك الربح يستحق الاستثمار فيه.

 بعد الموافقة داخلياً على مبدأ وفكرة المشروع (Management Buy In) يتم تحديد مدير المشروع والذي يقوم بتحضير دراسة أولية حول ذلك المشروع تحتوي على معلومات عامة من قبيل: أهداف المشروع، فوائد المشروع، نطاق المشروع الوظيفي والجغرافي والتنظيمي، هيكلية فريق العمل وغيرها من المعلومات الأولية.